Brittisk briljans vässad av svenska racingstjärnan

EXTERN LÄNK: Insikter om hela din verksamhet – i realtid

För två år sedan förvärvades statliga teknikbolaget Metria av norska koncernen Spir Group. I samband med detta beslutades att företaget skulle byta affärssystem.

– Tanken var att hela koncernen skulle ha samma affärssystem och man hade redan Xledger. Vi gjorde en förstudie, bedömde att det skulle gå att införa även hos oss och gick vidare med projektet, berättar Daniel Lindholm.

Att sjösätta ett helt nytt affärssystem är dock ett omfattade projekt. Inte sällan hörs skräckhistorier där projekten sliter på såväl personal som plånboken – kanske hade det varit bättre att inte byta?

– Klart det är hårt och mycket att göra, jag har varit med om det en gång tidigare. Men min erfarenhet är att det underlättar med bra projektledning och att bytet i slutändan gynnar företaget, säger Daniel.

Maria Jacobsson är projektledare hos Xledger och ansvarade för övergången till Xledger hos Metria. Hon känner igen farhågorna inför en så stor förändring som ett affärssystembyte innebär:

– Våra kunder går igenom en tuff resa med bytet, man kastar upp allt i luften. En vanlig rädsla är hur mycket tid allt kommer ta. Ofta behöver ekonomiavdelningarna klämma in detta parallellt med sina ordinarie arbetsuppgifter. Organisationerna idag är ju ganska slimmade, det är knappast så att folk sitter och rullar tummarna, säger hon och fortsätter:

– Därför trycker vi tydligt på att kunderna måste avsätta tid och prioritera projektet. Där är ledningens inställning avgörande, de måste helhjärtat stå bakom.

– Nyckeln för att lyckas är att ha en tydlig process där gemensamma målsättningar, ambitioner och enighet bidrar till bästa lösningen. Att som leverantör våga säga nej till en kund är viktigt.

För Metria tog det drygt åtta månader innan Xledger var implementerat fullt ut. I normalfallet tar det runt ett halvår.

– Det drog ut lite på tiden då en del av vår verksamhet såldes precis innan sommaren och vi behövde fokusera på den biten. Men vi fick ett bra stöd och kunde justera tidplanen tillsammans, säger Daniel.

Enligt Xledgers egna statistik håller 95 procent av deras implementationer av affärssystemet tid och budget. En av pusselbitarna är configuration tool – som gör det möjligt att i detalj följa progressen i projektet, både för kundens och Xledgers projektgrupp.

– Verktyget ger oss en tydlig bild av projektet och också hur vi ligger till utifrån estimerad tid och kostnad. Verktyget följer sedan som en röd tråd genom hela projektet, säger Maria.

Config tool är en del av Xledgers arbetsmetod, där alla uppdateras om aktuell status i realtid:

– Jag har jobbat med projektledning i andra bolag, skillnaden är att Xledger har en extremt tydlig metodik som gör det tydligt för alla att se exakt var vi befinner oss i processen. Det skapar en trygghet för alla inblandade. Jag tycker även det bidrar till en framdrift, samtliga vet vad som är nästa steg.

Så hur fungerar Xledgers affärssystem hos Metria? Daniel ser flera tydliga positiva effekter med bytet och det övergripande betyget är gott:

– Det jag hör från organisationen är att det är ett modernt system, molnbaserat och enkelt att komma åt även på distans. Uppdateringarna kommer automatiskt. Där ser jag också en vinst med att vi slipper drifta egna servrar och teknik, det gör Xledger åt oss, vilket frigör tid till annat för vår IT-avdelning, säger han och lägger till:

– Bokslut och fakturering går absolut snabbare, man kan också få ut rapportering på ett smidigare sätt. Det gör att man slipper uppfinna hjulet igen om exempelvis ledningen behöver få en rapport.

Daniel pekar även på att Xledgers uttalade ambition om self service, där kunden ska kunna sköta systemet på egen hand:

– Det är ett train the trainer-tänk som jag gillar, det blir ett naturligt sätt att lära sig på. Sedan blir det billigare i längden att inte vara beroende av konsulter.

EXTERN LÄNK: Få allt i ett system – så funkar Xledger